ホテルに着くのが遅れそう！チェックイン時刻に間に合わないときの連絡方法！

「ホテル到着が予定より1時間も遅れる…」

頻繁にホテルを利用する方なら、誰もが一度はこのような経験をしたことがあるのではないでしょうか。

本来なら、予約時に伝えたチェックイン時間に余裕を持って到着したいものです。

しかし、現実はそう甘くありません。

思わぬ仕事の遅延や、予期せぬ交通渋滞など様々な要因で、当初の予定が狂ってしまうことは珍しくありません。

こうした状況に陥った時、多くの人が不安を感じるものです。

「予約がキャンセルされてしまうのでは？」「追加料金を請求されるのでは？」といった心配が頭をよぎります。

そこで今回の記事では、ホテルチェックインの遅延に直面した際の適切な対応方法を紹介します。

どのくらいの遅刻見込みでホテルに連絡すべき？30分くらい？1時間以上？

一般的に、30分程度の遅れであれば、多くのホテルは連絡がなくても柔軟に対応してくれます。

遅延が1時間を超える見込みの場合は、早めにホテルへ電話で連絡を入れるのが望ましいでしょう。

ただし、夕食付きの宿泊プランを利用している場合は、たとえわずかな遅れであってもホテルに連絡を入れることが礼儀正しい行動となります。

これは、食事の準備や提供時間に影響を与える可能性があるためです。

ホテルのチェックインが遅れそうになったら早めに連絡すべき

ホテルのチェックインに遅れるという状況は、身近な問題です。

こうした事態に直面したら、まず重要なのは冷静さを保つことです。

多くのホテルは、ある程度の遅延には柔軟に対応してくれます。

しかし、無制限というわけではなく、各ホテルには独自の規定があり、大幅な遅刻はキャンセル扱いになる可能性もあります。

では、遅刻が避けられない場合、いつホテルに連絡すべきでしょうか？

理想的なのは、チェックイン予定時刻より前に連絡を入れることです。

しかし、急な会議や予期せぬ交通渋滞など、事前連絡が難しい場合もあるでしょう。

そんな時は、可能な限り早めに電話でホテルへ連絡を入れましょう。

例えば、夕食の提供時間や温泉施設の営業時間など、ホテルには様々なスケジュールがあります。

あなたの到着時間を早期に把握することで、ホテル側も適切な対応を取れます。

何時までならチェックインに遅れてもキャンセルにならない？

最近のホテルは、深夜0時までチェックインを受け付けるところもあれば、24時間いつでもチェックイン可能な施設も存在します。

これは、多様化する宿泊客のニーズに応えるための取り組みです。

しかし、注意が必要なのは、一定の時間を過ぎるとキャンセル扱いとなるホテルも存在することです。

このルールは、部屋の効率的な管理や、ほかの宿泊客への配慮から設けられています。

結局のところ、「何時まで遅刻しても大丈夫か」という問いへの答えは、各ホテルの方針によって異なります。

そのため、事前にチェックインに関する詳細な規定を確認しておくと良いでしょう。

宿泊当日に遅刻が起きそうな場合は「最終チェックイン時刻は何時ですか？」「遅刻した場合、どのような手続きが必要ですか？」といった質問を、予約時に尋ねておくことをおすすめします。

また、予期せぬ遅延に備えて、ホテルの連絡先を常に手元に置いておくことも大切です。

スマートフォンに保存しておけば、急な事態にも即座に対応できるでしょう。

【海外ホテル】チェックインに遅れるとき使える英語フレーズ

最後に！海外ホテルでチェックインに遅れるとき使える英語フレーズ(電話・メール)を紹介します。

海外に旅行や出張に行く予定のある方は、参考にしてくださいね！

電話で使える英語フレーズ

電話の冒頭

• “Hello, this is [Your Name]. I have a reservation for tonight.”
  (もしもし、[お名前]と申します。本日の予約をしております。)
• “I’m calling about my reservation for this evening.”
  (本日の予約について電話しております。)

遅刻の説明

• “I’m afraid I’m going to be late for check-in.”
  (チェックインに遅れてしまいそうです。)
• “Unfortunately, I won’t be able to arrive at the expected check-in time.”
  (残念ながら、予定のチェックイン時間に到着できません。)
• “My arrival will be delayed due to [reason].”
  ([理由]のため、到着が遅れます。)

遅刻の理由

• “My flight has been delayed.”
  (フライトが遅延しています。)
• “I’m stuck in heavy traffic.”
  (ひどい渋滞に巻き込まれています。)
• “There’s been an unexpected transportation issue.”
  (予期せぬ交通の問題が発生しました。)

到着予定時刻の説明

• “I expect to arrive around [time].”
  ([時刻]頃に到着する予定です。)
• “My new estimated time of arrival is [time].”
  (新しい到着予定時刻は[時刻]です。)
• “Is it possible to check in at [time]?”
  ([時刻]にチェックインすることは可能でしょうか？)

予約の確認

• “Could you please confirm that my reservation will be held?”
  (予約を保持していただけることを確認させていただけますか？)
• “Will there be any problem with checking in late?”
  (遅いチェックインで何か問題はありますか？)
• “Do I need to do anything to ensure my room is kept for me?”
  (部屋を確保するために何か必要なことはありますか？)

追加情報の提供

• “Do you need any additional information from me?”
  (他に必要な情報はありますか？)
• “Is there anything else I should know about late check-in?”
  (遅いチェックインについて、他に知っておくべきことはありますか？)

感謝の言葉

• “Thank you for your understanding.”
  (ご理解いただき、ありがとうございます。)
• “I appreciate your help with this.”
  (ご協力いただき、感謝しております。)
• “Thank you for accommodating my late arrival.”
  (遅い到着に対応していただき、ありがとうございます。)

メールの英語例文

メールでチェックインに遅れることを伝えるときは、以下のような文章を送りましょう。

赤字の部分は自由にカスタマイズしてください！

Subject: Late Check-in Notification – [Your Name], Reservation #[XXXXX]

Dear [Hotel Name] Staff

I am writing to inform you that I will be arriving later than expected for my check-in today. Due to [reason for delay, e.g., flight delay, traffic congestion], I anticipate reaching the hotel around [estimated time of arrival].

I would greatly appreciate it if you could hold my reservation. Please let me know if there’s any additional information you need or if there are any issues with a late check-in.

Thank you for your understanding and assistance.

Best regards,
[Your Name]

ちなみに、和訳文は以下です。

件名: チェックイン遅延のお知らせ – [あなたの名前]、予約番号[XXXXX]

[ホテル名]スタッフ様

本日のチェックインが予定よりも遅れる旨をお知らせいたします。[遅延の理由、例：フライトの遅れ、交通渋滞]のため、ホテルへの到着は[予想到着時刻]頃になる見込みです。

私の予約を保持していただけますと大変助かります。追加情報が必要な場合や、遅いチェックインに関して何か問題がございましたら、ご連絡ください。

ご理解とご協力に感謝いたします。

敬具
[あなたの名前]